Projekt: Respect Kraków - City Helpers
Daty realizacji projektu: 14.06-14.09.2025 r.
Świadczenie usług prowadzenia mobilnej informacji kulturalnej i turystycznej w centrum Krakowa
Przeprowadzenie szkoleń i przygotowanie zespołu do wykonywania pracy: 09-13.06.2025 r.
Miejsce wykonywania usług: plener Kraków Stare Miasto, dzielnica Kazimierz, Bulwary wiślane, Podgórze
Oferty należy złożyć w terminie do dnia 17 kwietnia 2025 r. do godz. 12:00 na adres mailowy office@krakowtourism.pl
1. Opis przedmiotu zapytania
1.1 Przedmiot zapytania
Zapytanie ofertowe obejmuje realizację usług, w tym usług społecznych. Zakres usług społecznych w ramach zapytania obejmuje działania informacyjne, edukacyjne i wspierające, mające na celu poprawę dostępu do informacji kulturalnych i turystycznych oraz edukację w zakresie bezpieczeństwa publicznego.
1.2 Przedmiot wyceny
Przedmiotem wyceny jest świadczenie usług w ramach projektu City Helpers, obejmujących:
Prowadzenie mobilnej informacji kulturalnej i turystycznej w centrum Krakowa,
Działania eliminujące hałas w przestrzeni miejskiej, (wpisujące się w Strategię Rozwoju Krakowa 2030, Program ochrony środowiska przed hałasem dla województwa małopolskiego i Zaangażowanie Burmistrza Nocnego oraz Komisji Zrównoważonej Gospodarki Nocy na rzecz poprawy jakości życia mieszkańców, zwłaszcza w godzinach nocnych),
Usprawnianie ruchu turystycznego,
Dbanie o wizerunek i bezpieczeństwo turystów.
Wykonawca będzie realizował usługi przez cały okres prowadzenia projektu, tj. od 14 czerwca 2025 do 14 września 2025 r., przy czym należy przewidzieć także obowiązkową obecność koordynatora i ekipy City Helpers podczas szkoleń wprowadzających w dniach 9–13 czerwca 2025 r. Harmonogram szkoleń zostanie podany w późniejszym terminie.
1.3 Aspekt misyjny
Projekt Respect Kraków – City Helpers ma na celu nie tylko świadczenie usług informacyjnych i promocyjnych, ale także wzmocnienie społecznej integracji oraz promowanie odpowiedzialnego i zrównoważonego korzystania z przestrzeni miejskiej. City Helpers, poprzez swoje działania, przyczyniają się do:
Edukacji turystów i mieszkańców na temat lokalnych norm i wartości, co sprzyja poszanowaniu dziedzictwa kulturowego i społecznego miasta.
Wspierania osób potrzebujących informacji lub pomocy, co wzmacnia poczucie bezpieczeństwa i wspólnoty wśród mieszkańców i odwiedzających.
Promowania mniej znanych atrakcji i wydarzeń kulturalnych, co wspiera lokalnych przedsiębiorców i artystów, przyczyniając się do zrównoważonego rozwoju turystyki.
Poprawy funkcjonowania przestrzeni publicznej w obrębie Starego Miasta i Kazimierza, tak aby była bardziej przyjazna mieszkańcom i odwiedzającym.
2. Zakres usług realizowanych w ramach projektu City Helpers
W ramach projektu City Helpers będą realizowane następujące usługi:
2.1 Usługi informacyjne i promocyjne
Promowanie wydarzeń kulturalnych na obszarze centrum Krakowa: Stare Miasto, Kazimierz oraz przyległe obszary stanowiące część Dzielnicy I Miasta Krakowa, Stare Podgórze i Bulwary Wiślane w okolicach Kładki Bernatka.
Promowanie wydarzeń i atrakcji turystycznych na obszarze centrum Krakowa.
Kierowanie turystów do mniej znanych miejsc i atrakcji poza główne centrum.
Promowanie aktualnych wydarzeń lokalnych (według wytycznych).
Udzielanie bieżącej informacji kulturalnej, turystycznej i lokalnej osobom potrzebującym.
2.2 Usługi związane z bezpieczeństwem i pomocą
Udzielanie pierwszej pomocy w sytuacjach krytycznych, w tym użycie defibrylatora oraz posiadanie podręcznej apteczki do udzielania pomocy w przypadku drobnych urazów. Kierowanie do właściwych służb.
Informowanie o możliwych procedurach w przypadku kradzieży, zagubień mienia, poszukiwania osób (np. dzieci) oraz kierowanie do właściwych służb.
2.3 Wspieranie porządku i ochrony dziedzictwa
Wspomaganie ochrony Parku Kulturowego Starego Miasta poprzez zwracanie uwagi na nieprzepisowe reklamy oraz inne elementy niezgodne z zapisami Parku Kulturowego i informowanie odpowiednich służb.
Pouczanie osób o obowiązujących zasadach dotyczących np. ciszy nocnej, zakazu spożywania alkoholu w miejscach publicznych, braku elementów ubioru czy niewłaściwego zachowania, a w razie potrzeby informowanie odpowiednich służb – współpraca ze Strażą Miejską.
2.4 Usługi dodatkowe
Dystrybucja materiałów informacyjnych (ulotki) o obowiązujących zasadach i zasadach współżycia społecznego.
Zbieranie danych na temat zdarzeń i zjawisk niepożądanych oraz bieżące raportowanie:
wypełnianie raportów dziennych w postaci elektronicznej (online),
sporządzanie raportów dziennych, tygodniowych i końcowych,
zachęcanie do wypełniania ankiety przez osoby obsługiwane przez City Helpers.
2.5 Obowiązki Wykonawcy i Zleceniodawcy
Wykonawca zobowiązany jest do:
Udziału w szkoleniach organizowanych przez Zleceniodawcę lub jego Partnerów (szkolenia z pierwszej pomocy, ze Strażą Miejską, z przewodnikiem turystycznym).
Zapewnienia ciągłości realizacji usługi przez cały okres trwania projektu, w tym także zapewnienia osób na zastępstwo.
Zapewnienia telefonów komórkowych typu smartfon dla Koordynatora i City Helpers, którzy będą zobowiązani ich używać podczas realizacji zadań.
Bieżącego raportowania oraz sporządzenia końcowego sprawozdania z realizacji projektu według wskazówek Zleceniodawcy w terminie do 29 września 2025.
Raport końcowy powinien obejmować:
Cel, zakres realizacji oraz obszar działania projektu City Helpers
Liczba City Helpersów, harmonogram pracy i łączna liczba przepracowanych godzin
Podsumowanie wyników i dane statystyczne (liczba i rodzaj interwencji, pomiaru hałasu, zgłoszenia do służb)
Ocena skuteczności działań w zakresie realizacji celów projektu
Wnioski i rekomendacje na kolejne edycje
Zleceniodawca zobowiązany jest do:
Zapewnienia odpowiedniego wyposażenia dla Wykonawcy, w tym:
Odzieży roboczej dla City Helpers, zgodnie z identyfikacją wizualną projektu.
Rowerów cargo oraz hulajnóg elektrycznych, umożliwiających sprawne przemieszczanie się w obrębie obszaru realizacji usług.
Zapewnienia pomieszczeń pełniących funkcję zaplecza socjalnego dla City Helpers, umożliwiających odpoczynek i przechowywanie niezbędnego sprzętu.
Zapewnienia materiałów promocyjnych do dystrybucji przez City Helpers, w tym ulotek i innych materiałów informacyjnych.
Wsparcia organizacyjnego i merytorycznego poprzez:
Wyznaczenie Koordynatora projektu odpowiedzialnego za bieżącą współpracę z Wykonawcą.
Udzielanie bieżących wytycznych dotyczących realizacji usług oraz promocji wydarzeń kulturalnych i turystycznych.
2.6 Harmonogram Pracy
| pn.-niedz. 14.06.25-14.09.25 |
| Godziny |
Liczba godzin |
Liczba osób |
| 18:00-20:30 |
2,5 h |
6 |
15 h |
| 20:30-00:30 |
4 h |
9 h |
36 h |
| 00:30-02:30 |
2 h |
6 |
12 h |
|
|
|
63 h/dzień |
Ilość dni: 93
Suma godzin: 5859 h
3. Warunki udziału w zapytaniu o cenę
W zapytaniu o cenę mogą brać udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące wymagania:
3.1 Doświadczenie i zasoby kadrowe
1. Doświadczenie – Wykonawca musi posiadać stosowne doświadczenie, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert zrealizował co najmniej 2 usługi polegające na organizowaniu wydarzeń kulturalnych lub turystycznych.
Prosimy o krótki opis tych zadań.
2. Koordynatorzy – Wykonawca musi zapewnić zasoby w postaci odpowiednio wykwalifikowanych koordynatorów posiadających doświadczenie w kierowaniu zespołem co najmniej 10-osobowym oraz umiejętność pracy z grafikiem.
Prosimy o krótki opis tych zadań.
3. Zespół City Helpers – Wykonawca musi skierować do realizacji zadań co najmniej 20 osób. Preferowane są podmioty posiadające doświadczenie w realizacji projektów wspierających osoby wykluczone społecznie, promujących kulturę i integrację społeczności lokalnych.
3.2 Kryteria rekrutacyjne
Weryfikacja językowa – Prosimy o informację na temat stosowanych metod weryfikacji językowych przy doborze kandydatów.
Forma zatrudnienia – Prosimy o wskazanie, na podstawie jakich umów będą zatrudniane osoby do obsługi projektu (aspekt społeczny).
3.3 Warunki formalne
Zleceniodawca zastrzega możliwość zlecenia usług objętych niniejszym zapytaniem wyłącznie podmiotom ekonomii społecznej (PES), zgodnie z ustawą o ekonomii społecznej z dnia 27 kwietnia 2006 r. (Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.).
Podmiotami ekonomii społecznej, które mogą brać odpowiedzieć na niniejsze zapytanie są:
przedsiębiorstwa społeczne,
spółdzielnie socjalne,
fundacje,
stowarzyszenia,
inne organizacje prowadzące działalność na rzecz wspólnego dobra i zgodnie z zasadami ekonomii społecznej.
Celem Zleceniodawcy jest wspieranie podmiotów działających w sferze integracji społecznej i zawodowej osób wykluczonych lub zagrożonych wykluczeniem społecznym, co jest zgodne z celami określonymi w ustawie o ekonomii społecznej.
3.4 Transparentność wynagrodzeń
Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do żądania informacji dotyczących wynagrodzeń osób zatrudnionych przez Wykonawcę w związku z realizacją usług, w tym:
wysokości wynagrodzeń brutto,
marży wykazanej przez Wykonawcę na realizację usługi.
Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia tych informacji na każde żądanie Zleceniodawcy w celu zapewnienia przejrzystości kosztów związanych z realizacją usług.
Wszelkie dane przekazane w tym zakresie będą traktowane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych i nie będą udostępniane stronom trzecim bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że będzie to wymagane przepisami prawa.
3.5 Wymagania wobec zespołu City Helpers
Osoby skierowane do realizacji zadań muszą spełniać następujące wymagania:
Kultura osobista.
Bardzo dobra znajomość języka angielskiego co najmniej na poziomie B2.
Elokwencja.
Odporność na stres.
Umiejętność radzenia sobie w trudnych sytuacjach.
Umiejętność realnej oceny sytuacji i ryzyka.
Umiejętność pracy w zespole, w trudnych warunkach i z „trudnym klientem”.
Otwartość, asertywność i zdecydowanie.
Umiejętność zarządzania zespołem i organizacji pracy zespołu pracowników(dotyczy Koordynatora).
Zgoda na udostępnienie wizerunku w celu promocji projektu.
Utrzymywanie stroju służbowego w czystości przez cały okres trwania projektu.
3.6 Składanie ofert
Prosimy o przesyłanie ofert cenowych wraz z odpowiedziami na poszczególne zagadnienia oraz z podaniem przewidywalnej stałej liczby osób uczestniczących w projekcie w celu zabezpieczenia odpowiedniej liczby strojów służbowych.
4. Kryteria oceny ofert:
1. Cena – 40%
Ocena na podstawie najniższej zaproponowanej ceny brutto za realizację całego zakresu usług.
2. Doświadczenie wykonawcy – 25%
Liczba zrealizowanych projektów o podobnym charakterze (np. organizacja wydarzeń kulturalnych, turystycznych, informacyjnych).
Doświadczenie w zakresie działań związanych z obsługą turystów oraz zarządzaniem zespołami terenowymi.
3. Zasoby kadrowe i gotowość organizacyjna – 35%
Opis sposobu organizacji pracy zespołu City Helpers, w tym plan działań, podział zadań, sposoby raportowania.
Kwalifikacje i doświadczenie koordynatora zespołu.
Poziom znajomości języków obcych wśród członków zespołu.
Zapewnienie odpowiednich narzędzi do realizacji usługi (np. system raportowania online).
Plan zabezpieczenia ciągłości realizacji usług w przypadku absencji pracowników.
5. Zmiany umowy
Zleceniodawca przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w następujących przypadkach:
1. Zmiana godzin pracy – jeżeli zaistnieje konieczność dostosowania godzin pracy do aktualnych potrzeb Zleceniodawcy lub uwarunkowań zewnętrznych, takich jak zmiany w organizacji ruchu turystycznego czy wydarzenia specjalne.
2. Zmiana liczby patroli – w przypadku potrzeby zwiększenia lub zmniejszenia liczby patroli w związku z bieżącą sytuacją w obszarze objętym projektem, np. w odpowiedzi na zmieniające się natężenie ruchu turystycznego.
3. Zmiana rodzaju lub częstotliwości raportowania – gdy konieczne będzie dostosowanie sposobu lub częstotliwości raportowania do aktualnych potrzeb informacyjnych Zleceniodawcy, w celu zapewnienia efektywnego monitorowania realizacji projektu.
Wprowadzenie powyższych zmian wymaga zgody obu stron i zostanie dokonane w formie pisemnego aneksu do umowy.
Niniejsze ogłoszenie nie stanowi oferty w rozumieniu stosownych przepisów prawa lecz jest zaproszeniem do negocjacji. Zleceniodawca zastrzega prawo podjęcia negocjacji z wybranymi oferentami.
Adres:
office@krakowtourism.pl
W przypadku pytań osobą do kontaktu jest:
Róża Urban-Basiak
tel. 12 2633201
r.urban-basiak@krakowtourism.pl
Stowarzyszenie Organizacja Turystyczna Stołecznego Królewskiego Miasta Krakowa
ul. Bracka 1, 31-005 Kraków
